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導入電子發票前要了解的問題

許多企業或是集團下,在電子發票轉換初期都選擇了「加值服務中心方案」,但加值服務中心除了功能不足外,發票量多月租費也很高,這時又要重新評估各種上傳電子發票的方法。什麼是自建 Turnkey 解決方案?如何將電子發票與 ERP 系統整合?該如何評估電子發票系統?以下將詳述與分析,教你如何選擇最適合的電子發票系統。

評估電子發票系統的方向

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什麼是電子發票?

依「統一發票使用辦法」第 7 條:
  • 電子發票應有存根檔、收執檔及存證檔。
  • 電子發票證明聯的列印需依規定格式與紙質。
  • 開立電子發票的營業人,應依法規時限將統一發票資訊傳輸至財政部電子發票整合服務平台。
傳輸內容應依照第 9 條規定:營業人開立統一發票,應據實載明字軌號碼、交易日期、品名、數量、單價、金額、銷售額、課稅別、稅額及總計…等。
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我該選擇哪種電子發票?有哪些優缺點?

自建 Turnkey委託加值服務中心web 開立電子發票web 上傳發票檔
電子發票交易資訊上傳隱私度高★高★高★
電子發票交換介接模式有★有★
由總機構導入,節省各分支機構導入成本有★
電子發票傳送/接收及確認由電腦自動排程處理有★
進項電子發票接收由電腦自動派送給負責人員做確認有★
系統整合有★
作業自動化有★
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資通電腦提供哪種電子發票方案?

資通電腦提供自建電子發票系統導入 Turnkey 作業的方案,又稱自建 Turnkey,並協助客戶做系統整合客製,達到完全自動化作業。

高隱私自建 Turnkey 電子發票,適合大企業集團

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自建電子發票導入 Turnkey 是什麼?

自行建置電子發票系統及導入 Turnkey 軟體上傳/接收財政部電子發票整合服務平台(大平台),就是營業人自行建置電子發票系統,並導入財政部提供的 Turnkey 軟體。在上線前自我檢測,取得財政部核准 Turnkey 上線通行碼後,持經濟部工商憑證向管區申請電子發票字軌核可,再註冊大平台帳號後即可開立/接收交換電子發票

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自建 Turnkey 除了能確保交易資訊安全,還有哪些好處?

  • 可產生符合電子發票資料交換標準訊息建置指引 MIG 3.1.2 格式。
  • 符合 MIG 3.1.2 的電子發票交易資訊透過 Turnkey 軟體傳輸到電子發票整合服務平台,以工商憑證加密,不必經由第三方,擁有高隱私度,可確保交易資訊安全,並符合電子簽章法保障,以達到資料內容及傳輸的私密完整性、來源辨識性、不可否認性及可歸責性。
  • 營業人可整合內部(ERP)系統:
    • 銷項發票/折讓資訊開立或作廢後,透過排程設定自動傳送大平台,正確迅速又方便,免去人為控制。
    • 交換的進項發票/折讓資訊也會透過排程自動接收並轉入系統,省去人工登打,避免人為疏失,並可與內部採購/驗收/請款流程進行整合,流程完全自動化。
  • 流程資訊狀態掌控:可連貫內部系統 ERP、電子發票系統(eGUI)、Turnkey 到大平台的資訊流,從銷項電子發票開立、傳送、確認,到進項電子發票的接收、確認、資訊進入內部系統,掌握資訊流及作業自動化。
  • 電子發票傳送及接收採自動排程,無需人力介入,具完整報表比對成功數量,錯誤機率降低。
  • 完全符合電子發票整合服務平台規定的標準交換格式,交換資訊內容的設計及解析設定,可與不同客戶及供應商進行不同規則的交換作業
  • 如營業人有分支機構,可由總機構規劃導入,以節省分支機構個別導入成本。
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誰適合自建 Turnkey 方案?

  • 希望交易資料有絕對保密性的營業人。
  • 考慮電子發票採交換介接模式的營業人。
  • 對電子發票作業自動化及系統整合有高度需求的營業人。

委託加值服務中心,交易資料保密性低

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什麼是委託加值服務中心?

是指透過加值服務中心開立/接收電子發票,意思就是營業人持經濟部工商憑證向管區申請電子發票字軌核可,再註冊電子發票整合服務平台(大平台)帳號,即可授權加值服務中心開立/接收電子發票,只提供存證功能服務(不含交換功能)。營業人必須提供發票內容(包含交易明細、品項、單價、銷售額…等等)給第三方加值服務中心。

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委託加值服務中心有哪些潛在風險?

  • 建置系統低廉,節省開發系統所需時間及人力成本。
  • 不同加值服務中心檔案格式不同,維護困難。
  • 以人工 web 方式開立電子發票或批次上傳可被讀取的檔案,故無法系統整合,內部系統無法完整檢核,容易有資料遺漏錯誤情形
  • 將電子發票可被讀取的檔案先傳到加值服務中心,再由其透過 Turnkey 軟體加密後傳到電子發票整合服務平台,作業過程中可能會出現資安問題
  • 電子發票交易資訊先傳到加值服務中心,再由其代傳到電子發票整合服務平台,過程中無法即時確認上傳成功與否
  • 多個加值服務中心開立電子發票,很難控管未開立電子發票字軌號碼
  • 電子發票接收訊息無法傳遞給正確處理人。
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誰適合使用委託加值服務中心?

  • 適用對交易資料保密性不在意的營業人。
  • 對電子發票採交換介接模式持懷疑態度。
  • 對建置成本高度敏感的營業人。

web 開立電子發票,無法系統整合需人工重複登打

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web 開立電子發票是什麼?

是指營業人透過電子發票整合服務平台(大平台)以 web 介面直接開立/接收電子發票。換句話說就是營業人持經濟部工商憑證向管區申請電子發票字軌核可,再註冊大平台帳號後即可開立/接收交換電子發票。

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web 開立電子發票可能會有哪些問題?

  • 電子發票整合服務平台由財政部負責,故無系統建置成本。
  • 申請簡便,可快速導入。
  • 可上傳 EXCEL 檔批次開立交換發票。
  • 是以人工 web 上網方式進行開立/接收交換發票,故無法系統整合,內部系統必須人工重複登打,容易有資料錯誤的情形
  • 因電子發票整合服務平台為大家共用,本模式資源分配順序低,速度效能難以預料。
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誰適合使用 web 開立電子發票?

適用開立發票張數及交易明細品項皆極少的營業人。

自建電子發票系統 web 上傳發票,無交換功能

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自建電子發票系統 web 上傳發票是什麼?

是指營業人自行建置電子發票系統並透過 web 上傳存證發票。意思就是營業人自行建置電子發票系統後,持經濟部工商憑證並檢具電子發票系統自行檢測表,向管區申請電子發票字軌核可,再註冊大平台帳號後,即可開立電子發票產製 CSV 檔上傳電子發票整合服務平台。

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自建電子發票系統 web 無交換機制,會有什麼影響?

  • 與電子計算機發票類似,轉換容易。
  • 在原有統一發票系統中自行建置電子發票系統,後產製存證發票 CSV 檔,再透過 web 上傳 CSV 檔到電子發票整合服務平台。
  • 必須列印電子發票證明聯紙本交給客戶,如上述第 1 項所言,流程類似電子計算機發票,故轉換容易。然而本模式純粹為存證發票,非交換發票,109 年 12 月 31 日後將停止以紙本方式取得電子發票證明聯,營業人可能因交換機制而更換系統
  • 以人工 web 方式上傳存證發票,故傳送狀態沒有整合,內部自建電子發票系統無法完整檢核,容易有資料遺漏錯誤情形
  • 因系統為大家共用,上傳筆數有限制,速度效能更是難以預料。
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誰適合自建電子發票系統 web 上傳?

適用開立發票張數少的小型營業人。