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台灣知識庫以資通 ArgoERP 打造生產力 4.0 財務智慧流程



認識台灣知識庫集團

成立近廿年的台灣知識庫集團,致力於成為「全球華人華文電子化學習第ㄧ品牌」,並以「數位時代的知識傳動者」為經營使命。旗下團隊分為「產品暨專案事業群」、「專業輔考事業群」、「美語事業群」、「學習顧問事業群」、「文創出版事業群」、「電子商務事業群」、「創新教育事業群」及「大陸事業群」八大事業群。提供 e-learning 的整體解決方案(total solution):數位知識通路的建構與經營、各類數位學習課程的規劃與製作以及外語教育的推廣及語言能力之檢定等,盼能達成「傳動知識、創造價值」的組織願景。


企業挑戰

伴隨企業組織的持續成長,業務量倍增,光是發票量與請款量,就需要 30 位財會人員處理。不僅人力需求大幅增加,繁雜的記帳作業,更常讓財會同仁需另外加班才能完成,也降低同仁在工作上的成就感與動力。舉例來說,各門市透過前端系統鍵入每日營收,總公司的財會人員取得資料後,還需要再透過人工重複建檔,耗人又耗時,也無形中增加了不少因人員流動產生的隱形成本。


選擇產品

ArgoERP 企業資源規劃系統


導入效益
  • 每月結帳減少 37.5% 的人力成本,每人每月平均工時降低 90 小時
  • 每月產出財務報表節省 86.6% 的人工作業時間
  • 每月報稅減少 80% 的作業時間
  • 每月出納作業節省 1.5 個人力

以提供數位教學解決方案著稱的台灣知識庫(Taiwan Knowledge Bank;TKB)是國內少數提供數位化知識商品的集團,集團本身的資訊化程度不容小覷,但面對企業 e 化的趨勢,財務長方元宏不諱言地說:「ERP 在企業內部各項資訊中,扮演著最重要的資訊整合者,資通電腦的 ArgoERP 企業資源規劃系統(以下簡稱 ArgoERP)更是 TKB 管理階層每月月會制定未來營運目標的重要依據。」

提及 TKB 集團內部資訊化的契機,方元宏回憶起十年前,董事長邱昌其看到營業額超過 TKB 當時營業額數百倍的台塑集團,結帳只需要半天就能完成,但 TKB 卻需要花廿天才能完成,更堅定了資訊系統化勢在必行的決心。而這個快速結帳的理想,終於在導入 ArgoERP 後順利實現了,更能將每月的內部檢討會議從月中提前到每月月初,並提供最新、最正確、最即時的數據,讓管理者做出最完善的營運決策,提升整體營運效率,但 e 化過程並非一蹴可幾,成功端賴 IT 部門及財會部門不斷協商及資通導入顧問的共同努力。

圖一:台灣知識庫財務長方元宏(右二)與財務部門同仁合影,分享藉由資訊系統對企業營運帶來的效益 [/img/events/2016/20160822-ArgoERP-TKB-1.jpg]

圖一:台灣知識庫財務長方元宏(右二)與財務部門同仁合影,分享藉由資訊系統對企業營運帶來的效益

工作流程精簡化 打造生產力4.0智慧流程

成立於 2000 年的台灣知識庫TKB。在全球邁向數位化之際,堅持以「傳動知識、創造價值」為核心理念,提供消費者完善的 e-Learning 解決方案。七年前尚未導入 ERP 系統時,台灣知識庫的結帳作業大部分還是依賴人工建檔,不僅流程繁瑣也費時,如果再遇上例假日拖延到財務報表產出時間,往往要到月中才能開內部檢討會議,更是讓管理者無法即時做出營運決策。導入 ArgoERP 後,可當天結算出報表資訊,隔天就能進行主管會議,就算休假也不耽誤結帳時間,大大提升整體營運效率,以資訊自動化方式完成生產力 4.0 的精髓。

系統合適性與彈性 更能符合企業升級需求

因應企業組織規模擴大升級,TKB 在遴選 ERP 廠商時,即在另一家國際 ERP 大廠與資通電腦的 ArgoERP 間難以抉擇,而後考慮到資通 ArgoERP 的系統合適性與架構彈性,並擁有相關補教業的成功輔導經驗與優秀顧問服務,讓台灣知識庫最後選擇資通電腦做為導入 ERP 的系統廠商,協助台灣知識庫在組織升級過程中無後顧之憂。

系統導入過程中,不免遇上同仁無法接受作業流程的改變而產生排斥抗拒的心態,針對這點,方元宏大方地分享說服團隊成員共同面對改變的訣竅,TKB 高階主管在 ArgoERP 顧問的協助下,從系統功能的詳細解說操作著手,讓工作夥伴都能了解導入新系統可以有效提升大家的效率,並能有效降低作業工時的好處,此外,更鼓勵年輕員工參與系統表單的設計提案,藉由提升參與度與成就感,增加同仁對流程改善的接受度與信任。

圖二:ArgoERP 在台灣知識庫整體營運中扮演重要的串接角色,協助總部監控金流與產製各項管理報表(製圖:資通電腦)。 [/img/events/2016/20160822-ArgoERP-TKB-2.png]

圖二:ArgoERP 在台灣知識庫整體營運中扮演重要的串接角色,協助總部監控金流與產製各項管理報表(製圖:資通電腦)。

即時透明資訊串接 有效提升業績品質

「當企業組織面臨升級時,導入資訊系統遇到的最大挑戰,就是如何讓不同前後端系統的資訊順利串接,達成即時資訊透明分享。」負責協助導入 ArgoERP 的徐唯洋顧問以多年的企業輔導經驗說道。,台灣知識庫從原先的 20 家學習中心據點,拓展到現在全台 50 多家學習中心門市。雖然業務量倍增,但藉由資訊系統化的改善工作流程,不僅不需要另外增聘財會人員,反而能在 10 人編制的財會團隊運作下,更有效率地完成每月結帳作業。

透過 ArgoERP 與各門市據點的前端系統介接,總公司財會人員在每天上午 10 點前就可獲取各門市前一天的收支報表資訊,並於當天完成請款與結帳,精簡以往各門市分店將財務報表寄送到總公司的作業流程,也大幅減少人力建檔的重工時間。另外,過往每月業務報表產出時間至少需 15 天,效率不彰且資訊內容混亂,容易造成員工閃避績效問題。現在系統資訊透明化之後,當日就可彙整報表,提供管理者最即時的決策資料。

以往負責出納業務的同仁須跑銀行進行匯款、填寫匯款單、存款單等作業。不同匯款資料需要個別填寫。自從導入 ArgoERP 的網路銀行轉入資料功能後,就算同時有好幾筆匯款資料,只要將 ArgoERP 系統內的資料匯出成 Excel 格式,再匯入各家網路銀行,就可以輕鬆完成付款作業。

圖三:台灣知識庫導入 ArgoERP 前後的出納作業對照(製圖:資通電腦)。 [/img/events/2016/20160822-ArgoERP-TKB-3.png]

圖三:台灣知識庫導入 ArgoERP 前後的出納作業對照(製圖:資通電腦)。

新世代員工觀念與 ArgoERP 完美結合 打造台灣知識庫新願景

台灣知識庫在導入 ArgoERP 資訊系統後,除加速內部作業流程,也一如預期降低加班工時。因應現今年輕員工希望能在工作與生活之間取得平衡。不僅降低長時間的重複性行政作業,也能維持同仁在工作上的熱情與戰鬥力,資通電腦 ArgoERP 協助台灣知識庫平均節省 80% 的人工作業時間。

另一方面,依據英國泰晤士報高等教育分析報告指出,一個工作是否被電腦和機器人取代,取決於它能否被自動化;被自動化的程度越高,被取代的風險越高。而會計和金融專業工作因重複性高,特別容易受到機器的衝擊,研究結果認為未來十至十五年內,至少有 95% 的人員可能因自動化而被機器取代,同樣以財會背景出身的方元宏也期許 TKB 的財會人員能將基礎、重複性高的工作交給 ArgoERP 處理,轉而成為難以取代的財會知識性工作者。

方元宏指出,未來台灣知識庫希望客製化 ArgoERP,達到即時結帳的作業流程。將人工作業比例降到最低、提升財會人員在財務報表分析上的價值,並產生建議回饋給第一線門市人員、創造更高的服務品質,邁向生產力 4.0 財務智慧新境界。

圖四:台灣知識庫集團產業佈局。(照片來源:台灣知識庫) [/img/events/2016/20160822-ArgoERP-TKB-4.png]

圖四:台灣知識庫集團產業佈局。(照片來源:台灣知識庫)

資通 ArgoERP 簡介

資通電腦是目前國內唯一的 ERP 軟體股票上市櫃公司。產品模組有可彈性應用的底層架構及內建的標準功能。針對不同的產業特性(如傳產、營建、化工、製造、服務業…)彈性調整。以最符合 經濟成本改善企業流程,提昇整體資源運用效益。適用多公司、多廠、多幣別及多利潤中心、多專案管理,足以迎合國際競爭環境下所需求的企業資源規劃系統。

資通電腦為因應 2013 年國內上市櫃公司需全面轉換 IFRS 會計制度推出 IFRS 解決方案,為國內第一家經政府輔導通過的 ERP 軟體廠商,並有多家 IFRS 成功案例。且提供彈性方案:整套系統替換、介接異質總帳系統或導入報表工具。可節省人力成本及加快作業速度、減少未來報表調整幅度與錯誤,協助企業在導入 IFRS 對應資訊方案的同時,不但能降低對營運面的衝擊,更能提升企業競爭力,搶得先機。資通近期更獲經濟部工業局 IFRS 項目登錄證書,為符合 11 項專業服務之機構。

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資通電腦簡介

資通電腦為國內第一家軟體股票上市櫃公司,在資訊與系統整合領域累積超過 35 年的實務經驗。資通對政府、金融和工商企業的資訊化建設有卓越的貢獻,堅持服務品質,是符合經濟部工業局 IT-3 類專業服務機構。

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