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功學社選用 HCP 人資系統 集團人事管理精確有效率

認識功學社

功學社自 1930 年創立至今,深根臺灣邁向國際,為全球十大樂器公司中唯一的臺灣品牌。功學社將「創造優質的生活品質」視為使命,並取名「貢獻」為功,「學校」為學,「社會」為社 – 獻身教育與社稷,創造美好人生。

藉由多年來的努力耕耘,功學社陸續引進世界知名樂器品牌,建立臺灣樂器批發及零售通路和音樂教育系統。「學琴的孩子不會變壞」是功學社當年推廣音樂教育普及的口號,如今仍鮮明的存在許多臺灣人心中。山葉音樂教室(功學社音樂中心)已是目前臺灣規模最大的音樂教學體系,數十年來作育無數音樂人才;功學社也響應政府政策,將直笛、管樂團、行進樂隊、打擊樂帶入校園,伴隨國人走過成長的青春歲月。

未來將結合世界各地夥伴,持續專注於音樂領域發展,打造世界級品牌,共同建立優質的音樂服務網路,創造專業、多元、充滿快樂、並鼓勵分享的音樂地球村。

企業挑戰

【系統面】:舊人資系統僅能以公司別或地區別單獨設立組織運作,無法支援集團化及人員管理方式的組織設定。轄下多個法人均需單獨操作,導致 HR 有重覆作業的情況。整體人事管理系統結構零散,各報表、表單、電子簽核無法有效串連,且缺乏員工、主管自主管理資訊,全仰賴人工作業,造成作業繁雜且出錯率高。

【流程面】:過往的 HR 管理架構無統一整合,各區域、法人、廠區間的人事管理制度、流程、表單各自發展,存在差異、管理複雜度增加。各國、各省於稅務、法規、保險和上班規則也有所不同,目前於系統中採半人工維護。

選擇產品

HCP(Human Capital Planner)人力資產規劃系統、ESS/MSS(員工/主管自助服務)

導入效益
人資作業 提升兩岸人資結薪效率 台灣公司節省 4H/月
大陸公司節省 8H/月
加班、請假資料即時拋轉,不需人工作業 節省約 6.5H/月
HR 系統自主新增管理報表 節省約 0.8H/月
集團管理 公司法人設定串聯,年度申報與日常結薪,人資不需重複作業 節省約 3H/月
人事與考勤自助服務,節省人資回覆時間 節省約 4H/月
系統自動比對差異,發信提醒主管及員工 節省約 1H/天
跨部門合作 系統自動產出 ERP 格式報表,節省財會作業時間 節省約 4H/月
系統自動計算搭伙費,方便總務核對明細 節省約 5.5H/月

「HCP 人力資產規劃系統,能協助功學社統一跨國集團的人事管理,加快人資作業效率,讓同仁更專注在核心業務上之外,也提升員工對人資的專業度與信任度,是集團人資的好夥伴!」功學社總部人資課薪酬管理師黃雅微表示。

HCP 獲功學社人資團隊肯定,協助 HR 人員簡化作業流程、提升集團效率。(照片來源:功學社提供)

薪資計算自動化 提升作業效率與準確度

對人資夥伴來說,結薪作業可說是最頭痛的作業之一,加上如果員工人數達百人以上,光是蒐集核對資料的正確性,就會耗費許多時間。黃雅微指出,HCP 可蒐集並自動帶入考勤、加班等資訊,提升作業精準度,降低人工失誤率。且系統內建友善的彈性參數設定,HR 人員可自行設定人事報表欄位,提供人資更便利省時的工作模式。

跨國企業可透過 HCP 輕鬆將各地人事薪資資料進行整合與分析統計,並彈性因應各地不同管理制度、地方法規、多套幣別,甚至組織架構的整合,達成統一控管、集團化的人事作業管理。

HCP 集團人事管理三面向:跨國統一管理、簡化人資作業、跨部門串接合作。(照片來源:資通電腦製圖)

串聯集團多公司架構 人資無需重複作業一次搞定

黃雅微說道:「以前使用的人資系統無法支援集團化組織,僅能公司別與地區獨立運作,導致 HR 人員需重複計算作業。現在透過 HCP 將法人公司進行串聯,人資不需切換公司帳號,就可在同一平台看到所有子公司資訊,像是年度申報與日常結薪作業都可一次完成,加速執行效率。」

資通電腦總經理林聖懿表示:「HCP 擁有兩岸三地據點優勢與豐富導入經驗,能提供即時團隊服務,加上系統參數靈活性高,能幫助客戶降低系統客製率!」

持續邁向國際化的功學社以 HCP 強化兩岸三地人事營運。(照片來源:功學社官網
功學社具備國際級音樂廳,提供藝文界愛好音樂者交流與使用。(照片來源:功學社官網

ESS 資料即時透明查找便利 遠距上班線上打卡無縫接軌

導入 HCP 之前,功學社管理階層如需人事數據、資料,都需透過人工製作,除了機動性低與耗費資源外,也容易有個資外洩的風險。藉由 ESS/MSS 自助服務平台,員工可隨時查詢所需的人事訊息、薪資、扣繳憑單等資訊;主管也能即時得知員工出勤狀況,節省詢問 HR 人員的來回溝通成本。

「令人印象深刻的是,HCP 顧問團隊能在短時間內協助我們因應居家辦公的線上打卡功能!」,黃雅微特別說道。由於新冠肺炎疫情,也執行遠端上班的功學社,原本主管只能透過群組登記員工打卡紀錄,再將出勤紀錄整理給人資轉入系統;透過 HCP 顧問的即時協助,員工在家可直接登入 ESS 員工自助服務平台進行線上打卡,省下繁瑣作業流程及時間成本。而 HCP 的自主異常管理功能,在比對出考勤異常時,就會自動發信提醒員工與主管,幫人資省下大量作業時間與精力成本。

HCP 可串接財務系統 自動產出財會上傳格式報表

黃雅微表示,HCP 報表彈性靈活,能產出 ERP 系統上需使用的財會與結薪報表,節省跨部門作業時間;並自動計算搭伙費,省去總務人工核對明細,人資在結薪時節省拋轉例外薪扣款的人工作業。另外,HCP 也可串接功學社內部電子簽核系統,不需改變使用者原有操作習慣,提升人事管理品質。

除了報表靈活多樣化,HCP 也提供程式原始碼的全面性技術移轉與服務,IT 部門可自行開發報表及功能,企業營運更有彈性!

此次系統導入順利,HCP 顧問表示,要感謝功學社王皓執行長、人資協理宋思齊、資訊協理蕭士軒等高階主管的支持與肯定,以及人資與 IT 部門同仁的全力配合。資通電腦也會持續優化產品功能,提供更優質服務,協助功學社打造更高的人事效率,提升內部營運流程,持續在世界舞台上發光!

集團人資如何快速產出各分公司人事分析報表?