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如何跑出職場佳績 資通電腦百馬王子看專案管理(下)



80% 的有效優良溝通 奠定專案的成功

蔡經理所負責的政府專案基本上以公開透明的範疇(scope)、時程(schedule)和預算(budget)三大條件構成。如何在既定條件下完成任務,除了完善溝通還是溝通。溝通的困難在於定義與認知不同,用對方能理解的話並舉一反三,才算成功達到彼此正確訊息的雙向流動。透過面對面溝通是最即時有效的方式,而文字/紙本溝通效益雖然較低,但卻是溝通後結論的最佳依據和認證,這是最理想的合理、有效溝通模式。

蔡經理的菁英團隊,感情如家人般緊密。

圖四:蔡經理的菁英團隊,感情如家人般緊密。

善用專業管理知識 充足準備隨時 Ready

蔡經理不但持續更新專案管理師資格認證(Project Management Professional;簡稱 PMP),也將專案管理的五大流程(簡稱 IPECC),融會貫通到跑馬拉松的比賽過程當中。


IPECC

蔡經理特別提到,「每個專案的深度與廣度都不同,它並非例行性事務,但透過經驗累積和養成,而將這些原則與方法深化在行為中,漸漸習慣成自然。當變成習慣後,自然而然就知道如何避免問題產生,抑或是問題產生時如何將傷害降到最低。」專案管理就如同馬拉松,困難點不僅在知道可能會引發風險,而是要能在風險發生當下,能夠冷靜穩重的掌控,不會因突發狀況而無所適從。蔡經理將風險分為下列三種:


  • 已知的已知
    能預見也發生了
  • 已知的未知
    知道會發生,不知何時、程度、方法
  • 未知的未知
    反正甚麼都不知道,無須杞人憂天

在執行專案過程中,預先針對風險評估與控管深入溝通,清楚理解客戶需求和堅持,進而調整出最有效益的解決方案。在溝通過程中,為了避免造成因衝動而造成無法彌補的毀滅性行為,當衝突產生時會先花一點時間沉澱一下,離開問題現場,透過與其他人談論中啟發、或是吸收不同的觀點,秉持著事緩則圓的信念。而跑馬拉松除了天氣與地形等不可控制因素,自己也要掌握身體與心理狀態,預先看見自己可能缺乏或是不足的地方,做好充足準備,迎接每一個賽事。

蔡經理參加 2017 臺北星光馬拉松,享受夜間的風景。

圖五:蔡經理參加 2017 臺北星光馬拉松,享受夜間的風景。

群體氛圍有魔力 凝聚影響力倍增

蔡經理以身為跑者悟出的經驗表示,群體效應力量是非常強大的,2012 年 3 月 與年輕的同仁們完成 10 公里的路跑後,在大家慫恿、瞎起鬨的氛圍中,蔡經理半推半就開始挑戰更艱深複雜的“馬拉松路跑專案”,挑戰全程馬拉松,逐漸的跑得更久、更遠,但也更具成就感。積極透過免費馬拉松普查平台與跑者交流,該平台除了協助公開賽事成果受到表揚肯定外,也將優秀成績供其他跑者做為激勵的目標與參考。一個人跑步雖然自由,但遇瓶頸感到孤獨時很容易放棄,需要互相鼓勵精進的動力。如同作一個人做專案,也會覺得孤苦伶仃、辛酸無人知,適時的給予組員真誠的鼓勵與關心,就能做得更好做的更快樂。

百馬王子帶領資通跑友團南征北討。

圖六:百馬王子帶領資通跑友團南征北討。

蔡經理認為資工本科系非加入團隊必要條件,但是擁有一顆熱誠的心、思想開朗、且願意表達才是關鍵,任何多元專業的背景都是能夠增加團隊力量的人才。經過了在資通的這 20 幾年,除了更懂得如何管理專案與團隊外,更懂得管理自己,兼顧自己工作與生活的品質,累積智慧與健康。

百馬王子與加油團活力充沛

圖七:百馬王子與加油團活力充沛、氣勢十足。

而自從開始規律運動、健康管理後,蔡經理健檢漸漸從赤字變成正常標準數值,除保持身體健康也定期捐血幫助別人更健康,正如同資通余宏揚董事長把同仁當作家人的理念,希望大家擁有健康身體,才能享受生活。資通也為提倡健康的重要性,除了提供健檢補助外,更實施同仁減肥運動獎勵。蔡經理謙虛的說「完成 100 次馬拉松不是一個終點,是一個生涯累積的數字,期許未來能夠如願順利征服薩哈拉沙漠,成為不斷征服自己的勇者!」

新聞連絡人:陳怡靜
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